La lletra d’un vehicle és un document important. En primer lloc, és una garantia que el cotxe és tècnicament sòlid. També es necessita per a un informe financer d’una empresa estatal i d’un empresari privat. Segons la lletra, es rastreja el funcionament del cotxe i, en conseqüència, el cost del combustible, cosa que afecta encara més l'import de l'impost. Per tant, el treball d’emplenament de la lletra es confia al despatx i al mecànic.
Instruccions
Pas 1
La lletra de lliurament s’emet abans de l’inici de la jornada laboral o del torn, com a norma, per al dia en curs. A la forma de la lletra de transport a l'extrem superior esquerre, es posa el segell de l'empresa.
A la lletra de ruta se li assigna una sèrie i un número, es registra la data d’emissió de la lletra (per exemple, el 6 de gener de 2008). Aquestes dades s’extreuen del diari de registre per emetre lletres. En ell, el conductor ha de signar per rebre aquest full concret.
Pas 2
La columna "Marca" indica la marca segons el TCP. A continuació, es registra la matrícula de l’estat, es posa el número del garatge (si n’hi ha).
A continuació, s'escriuen el cognom (complet), el nom i el patronímic (inicials) del conductor, el seu número de personal (per a empreses estatals). A continuació es mostra el número del permís de conduir, classe.
A la columna "Targeta de llicència", es ratlla la targeta que falta (estàndard o limitada), s'escriuen les dades de l'existent: número de registre, sèrie i número.
Pas 3
Sota la línia "El cotxe és tècnicament sòlid", indica el velocímetre que llegeix en el moment de la sortida del cotxe i que un mecànic verifica el seu estat tècnic. Després de comprovar-ho, posa la seva signatura i permet que el cotxe surti. El conductor signa que ha acceptat el cotxe en bon estat.
Pas 4
La tasca es dóna per escrit al conductor. Indica l'organització a la disposició de la qual arriba el cotxe, l'adreça de lliurament. El despatx registra l’hora de sortir del garatge (hores, minuts), posa la seva signatura i desxifra la signatura. A la secció "Moviment de combustible", el mecànic indica la marca de combustible, el seu codi, la quantitat de combustible dispensada segons la fitxa de repostatge i la resta després de completar la tasca del torn anterior. Al final de l'operació del vehicle, la quantitat de combustible restant es registra a la columna "Combustible restant al retorn".
A partir d’aquestes dades, es calcula el consum real de combustible, que es registra a la línia corresponent. El quilometratge es considera el consum al ritme. La diferència entre aquestes dues dades es registra a la columna "Estalvi" o "Superació", respectivament.
Pas 5
El mecànic agafa el cotxe, anota les lectures del velocímetre a la lletra quan torna al garatge i posa la seva signatura. El conductor signa que s’ha lliurat el cotxe.
La part frontal està certificada pel segell de l'empresa.
Pas 6
Al revers de la lletra, es desxifra el treball durant el torn, cosa que es confirma amb la signatura de la persona a la qual es va lliurar el cotxe.
La línia final calcula el nombre d'hores en l'ordre, el nombre de quilòmetres recorreguts.
El comptable de l'empresa fa el càlcul dels salaris del conductor, posa la seva firma i desxifra la firma.
