La lletra d’un cotxe s’utilitza molt sovint en aquelles organitzacions on l’ús d’aquests mateixos cotxes està estès. Aquests poden ser serveis de taxi, serveis que no poden prescindir de cotxes (per exemple, equips de televisió que marxen a rodar). I tots necessiten confirmació de les rutes que va fer aquest turisme. Per tant, els conductors i comptables de l’organització han d’elaborar fulls de ruta fins i tot per als turismes.
Instruccions
Pas 1
Recordeu que la lletra de trànsit l’ha d’emetre el despatx de l’empresa o un altre empleat (per exemple, el conductor d’aquesta empresa). A més, conté informació sobre només un dia laborable (torn) del conductor. Sense el lliurament del full anterior, no s’emetrà cap de nou, per tant, cal que l’empleneu amb cura i a temps.
Pas 2
Fins i tot abans de l’emissió de la lletra, el despatxador ha de començar a emplenar-la. Per fer-ho, emplena un formulari especial i aprovat. Indica la data completa de la seva emissió (dia, mes i any). Aquesta data ha de coincidir necessàriament amb la data que s’indica al registre de lletres, que també l’emplenen els despatxos. A més, a la lletra, s’ha d’emplenar la columna "mode de treball", on s’introdueix el codi d’un horari de treball concret (poden ser dies feiners, viatges de treball, treballs un cap de setmana o festius, en horari o fora de, etc.) … Cal omplir aquesta línia perquè es pagui un salari al conductor.
Pas 3
També cal indicar a la butlleta de ruta quin cotxe (la seva marca, matrícula i tipus) deixa per treballar. A més, també es prescriu un número de garatge. Si s'utilitzen mitjans addicionals (com ara remolcs), la informació corresponent sobre ells (número, marca i tipus) es registra a la columna "remolcs".
Pas 4
A més, s'introdueix informació a la lletra de ruta sobre la persona que utilitzarà aquest vehicle. Per tant, la línia "acompanyant" ha de contenir el seu cognom i les seves inicials.
Pas 5
A la secció "Treball del conductor i el cotxe" introduïu l'hora real de sortida i arribada del vehicle, indicant exactament les hores i els minuts. Si el cotxe només s’utilitza una vegada, haureu d’omplir la línia d’informació "a disposició de qui". Aquí heu d’indicar el nom de l’organització o de la persona-client. No oblideu escriure la línia "hora d'arribada". Ha de mostrar informació sobre l’hora (hores i minuts) en què el cotxe va arribar al client.
Pas 6
A més, el formulari de full de ruta indica la quantitat de combustible emesa, tenint en compte la resta del dia anterior. El despatx comprova la correcció de la lletra i comprova el permís de conduir, després de la qual signa el document.
